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请不要忽视项目文档管理

来源:互联网 日期:2014-01-26 16:00

  这么些年来,大大小小经历了一些信息系统的实施项目,有一部分是协助别人进行项目的实施工作,有一部分是自己负责管理项目的实施工作,另外还有一部分是通过各种渠道了解的别人的项目实施工作,在这个过程中也在不断地思索一些管理方面的问题。信息系统的实施工作是纷繁复杂的,走过了这么些年,令自己欣慰的是积累了一些成功的经验,另外一个感触就是一次次发现可改进之处的欣喜和感悟,现在就将项目管理过程中本人关于文档管理的一些潜质拙见通过本文进行一个分享。

  在此前的关于信息系统的项目实施管理整个过程的文章中也提到过一些文档管理的内容,撰写此文的目的在于更加详实的表达我对项目管理过程中的文档管理的一些理解。

  文档管理的重要性

  一直以来,有很多的人都在说文档管理的重要性,最耳熟能详的莫过于软件项目中的人员变动以后后面的人无法识别之前的代码,或者识别的成本较高。事实情况是,就算人员不变动,时间长了,当时的编写者也不会记得当时的思路是什么,因为时间会消磨一些东西,另外每个人的想法和思维方式也在发生变化。

  一个项目组织在进行一些想法的沟通时,由于个人知识结构的不同、所处的地位立场不同等原因也会导致对一个想法的最终实现方案的认知上存在差异,最终落实到方案上也会有所不同,通过一个书面的文档可以将每个人的认知形成一个统一的认知,减少不必要的沟通障碍。同时明确的文档也可以给参与者更多思考的空间。

  为了达到一个好的沟通交流方式,我们需要各式各样的文档,在现实的项目管理过程中也确实存在了大量的文档,每个人都认为文档是重要的,但是当真正文档到来的时候又开始困扰了,会不自觉的有些厌烦和无从下手。做文档的过程是辛苦的,更是麻烦的,原来几句话的事情在有了文档以后变得异常麻烦,需要对应好格式,需要不同人员的审核和认可,难免就会觉得麻烦;而在自己做完文档以后发现可用性并不如想象中的那么高,真正想要的文档不知道到哪里去找,不同的文档说法不统一,等等诸如此类的问题让使用者有点无从下手。

  或许是印证了一句话,叫做事情做的没有头绪的时候就想到了管理,对于那些各式各样的文档同样不会例外。

  文档管理的方式

  在文档管理的过程中,需要把握住一些重要的原则和方法,这样可以让我们的文档真正达到我们预期的目的。

  文档模板的管理

  面对各类纷繁复杂的文档,如果各式各样,每个人一个风格,不论从美观性和可读性上都会有影响,所以在文档管理中的过程中需要建议一套文档的模板。

  在建立文档模板时,需要对一些格式进行要求,需要将一些基本的要素固化到文档模板中,确保文档需要的内容能够在文档中体现,例如文档的页眉页脚、文档变更历史、文档的目录方式、文档的字体等。

  在建立文档时,要注意做好文档的分类,各种分类有一个清晰的定义,使用者可以清楚地知道实际使用时要采用哪种模板。如果是使用共享目录方式管理文档,需要在一个相对容易找到的文件夹目录中存放模板,如果是使用信息系统方式进行模板管理,最好能够在首页进行一个连接,或者是让使用者可以快速的搜索到。在建立分类时,需要含有一个共同类,或者叫做公用类,因为在实际的使用过程中总是会有一些新的类别出现,也会有一些无法进行分类的文档,这个时候就可以通过共同类进行管理。

  对于文档模板的变更需要能够做到及时告知使用者,并做好版本管理。

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